Tại nhiều công ty thành công, họạt động của bộ phận nhân sự được ví von như một con vịt bơi trên mặt nước, nhìn vẻ ngoài rất thong dong nhưng thực chất bên dưới làn nước, đôi chân phải bận rộn chèo liên tục. Điều này đặc biệt đúng đối với những công ty đang dựa vào bộ phận nhận sự nội bộ để quản lý việc làm lương.
Nguyên do từ đâu các bạn biết không? Trong khi nhân viên háo hức mong chờ đến ngày nhận lương thì về phía các bạn phụ trách nhân sự lại cảm thấy rất là áp lực, muốn hét lên trong thất vọng. Vì việc tính lương có thể là một cơn ác mộng đối với bộ phận nhân sự. Việc tính lương không những liên đới đến trách nhiệm của bộ phận nhân sự mà còn liên quan đến vấn đề pháp lý của công ty nếu bộ phận nhân sự để xảy ra sai sót trong quá trình tính toán lương cho nhân viên.
Về lý thuyết, việc tính lương chỉ đơn giản là trả lương cho nhân viên của bạn một cách chính xác và đúng hạn, nhưng trong thực tế việc tính lương đòi hỏi rất nhiều yêu cầu, sự căng thẳng của việc tính lương có thể tăng lên đặc biệt dành cho những ai được giao nhiệm vụ tính lương. Chẳng hạn như tùy thuộc vào quy mô của công ty và số công ty con, văn phòng đại diện theo vị trí địa lý mà doanh nghiệp của bạn sở hữu vì có nhiều quy định pháp lý mà lãnh đạo phòng nhân sự cần phải biết khi xử lý bảng lương.
Hiện nay, hàng ngàn doanh nghiệp trên khắp châu Á coi trọng việc tuân thủ pháp luật và ưu tiên tập trung vào việc kinh doanh, nên họ chọn thuê ngoài quy trình trả lương thông qua các công ty dịch vụ nhân sự chuyên nghiệp để đảm bảo chất lượng. Bằng cách thuê ngoài cho một nhà cung cấp xử lý tiền có uy tín, các nhà lãnh đạo nhân sự có thể an tâm rằng bảng lương của họ được xử lý đúng cách và chuyên nghiệp theo tiêu chuẩn thị trường.
Đo lường thời gian sử dụng cho việc xử lý bảng lương và các lỗi thường gặp
- 25% trưởng bộ phận tính lương bỏ ra khoảng hơn 50% thời gian của họ cho các hoat động tính lương hàng ngày
- 45% các công ty có kế hoạch chuyển việc tính lương lên đám mây trong 2-3 năm tới.
- 67% tìm cách loại bỏ công việc thủ công liên quan đến xử lý bảng lương.
Source: Namely & HR in Asia
Thật vậy, nó có thể là một gánh nặng lớn đối với bộ phận nhân sự phải xử lý việc tính toán tiền lương nội bộ hơn là ưu tiên các dự án gắn kết nhân viên, xây dựng các chính sách liên quan đến quyền lợi nhân viên, tuyển dụng nhân tài và các trách nhiệm liên quan đến nhân sự khác. Do đó, các chuyên gia nhân sự có thể dễ dàng mắc phải những sai lầm sau đây khi xử lý bảng lương.
Dưới đây là 8 sai lầm phổ biến mà các chuyên viên nhân sự và doanh nghiệp có thể mắc phải khi xử lý bảng lương tại doanh nghiệp.
1. Trễ thời hạn
Một trong những sai lầm đơn giản nhất mà các nhân sự phụ trách tính lương có thể mắc phải là trễ thời hạn. Mặc dù vấn đề này về nguyên tắc là tương đối dễ tránh, việc xử lý bảng lương có thể ngày càng khó khăn hơn khi đi kèm với sự phát triển của công ty, gia tăng nhiều địa điểm và nhân viên chia sẻ thời gian làm việc theo trung tâm quản lý chi phí, có thể dẫn đến việc phát hành báo cáo không kịp thời. Từ xác nhận nhập chéo, xử lý thông tin, đến chỉnh sửa, tất cả những điều này đều mất thời gian và có thể cản trở việc báo cáo kịp thời, dẫn đến các hình phạt pháp lý có thể xảy ra,
2. Phân loại sai
Ngày nay, nhờ vào xu hướng sắp xếp công việc linh hoạt và việc gia tăng các doanh nghiệp cung cấp lực lượng lao động dự phòng nên các công ty có thể quản lý công việc hiệu quả hơn, trong khi trách nhiệm của các chuyên gia nhân sự xử lý bảng lương tăng lên. Một lỗi làm lương phổ biến là việc phân loại nhân viên, trong đó có việc xác định trách nhiệm thuế. Ở mỗi địa bàn khác nhau, trách nhiệm của công ty đối với nhân viên chính thức, nhân viên hợp đồng, nhà thầu và nhân viên tạm thời sẽ khác nhau,
3. Thuế lương
Một vấn đề bị ảnh hưởng bởi điểm trước đó là thuế liên quan đến lương. Có thể được khấu trừ từ tiền lương của nhân viên, hoặc tiền thuế phải trả, các chuyên gia tính lương được yêu cầu tính toán chính xác nghĩa vụ thuế của công ty, điều này liên quan đến sự hiểu biết thấu đáo về các chính sách và quy định.
4. Lưu trữ hồ sơ kém
Hầu hết các địa điểm bắt buộc các doanh nghiệp phải có một hồ sơ thích hợp về bảng lương của họ trong một khoảng thời gian xác định. Mặc dù vấn đề này không rõ ràng như các vấn đề khác, nếu công ty được kiểm toán nơi các tài liệu được yêu cầu bởi các cơ quan chức năng, điều này có thể trở thành một vấn đề.
5. Quá phụ thuộc vào công nghệ
Với sự phát triển của công nghệ tự động hóa, có rất nhiều phần mềm xử lý bảng lương có sẵn trên thị trường giúp doanh nghiệp đơn giản hóa quy trình trả lương của họ. Tuy nhiên, một sai lầm trong việc làm lương mà các doanh nghiệp có thể mắc phải là quá dựa vào công nghệ để dọn dẹp dữ liệu và nhập thông tin một cách bất cẩn. Như người xưa vẫn nói, đầu vào là rác thì đầu ra cũng là rác . Nếu thông tin được đưa vào các hệ thống xử lý bảng lương này không chính xác, các nhóm nhân sự có thể nhận ra rằng họ thậm chí còn gặp nhiều khó khăn hơn trong việc sửa bảng lương của mình.
6. Xử lý không an toàn / không sao lưu đầy đủ
Các lợi ích của việc sử dụng một là với sự đảm bảo về an ninh. Không giống như bảng lương được thực hiện bởi nội bộ, bảng lương được gia công bởi một nhà cung cấp nhân sự có uy tín ít có rủi ro gian lận hoặc xung đột lợi ích. Bảng lương được xử lý nội bộ, cũng có vấn đề với việc chia sẻ thông tin về tiền lương, điều này có thể tránh được khi bảng lương được làm bởi dịch vụ thuê ngoài, và được xử lý bên ngoài.
Một sai lầm khác mà các doanh nghiệp gặp phải là vấn đề phần mềm gián điệp và công nghệ không đủ để bảo vệ dữ liệu bảng lương của công ty trước các vụ tấn công mạng cũng như thiếu bản sao lưu đầy đủ.
7. Sự phức tạp của việc đa địa điểm
Theo kịp các tại các địa bàn khác nhau có thể gây mệt mỏi, và khi bảng lương không phải là trách nhiệm duy nhất của một nhân viên nào của bộ phận nhân sự, nó có thể là gánh nặng cho phòng nhân sự và chuyên viên tính lương. Điều này trở nên phức tạp khi doanh nghiệp trải dài trên các địa điểm khác nhau có thể dẫn đến sai lầm và phức tạp trong báo cáo khi nhân viên nhân sự không biết về các cập nhật pháp luật mới nhất.
8. Tính toán sai thời gian ra-vào của nhân viên
Đối với các doanh nghiệp bán lẻ hoặc nhà hàng dựa vào thời gian làm việc thực tế để tính lương, các chuyên gia về lương sẽ cần hết sức cẩn thận trong việc tính toán tiền lương vì các cài đặt này đặc biệt dễ bị nhầm lẫn trong bảng lương. Có thể lãng phí rất nhiều thời gian trong quá trình tìm lỗi nếu có nhập thông tin sai hoặc tính toán không chính xác.
Nhiệm vụ nặng nề cho nhân viên giàu kinh nghiệm
Một cách tuyệt vời để tránh mắc phải những sai lầm phổ biến trong bảng lương là dựa vào một nhân viên có kinh nghiệm, quen thuộc với các quy tắc và quy định của địa phương liên quan đến bảng lương. Nếu đội ngũ nhân sự của bạn chọn làm lương bởi nội bộ, thì lợi ích tốt nhất của bạn là phải đào tạo thêm nhân viên ít kinh nghiệm để trách nhiệm không chỉ thuộc về một người.
Bảo vệ doanh nghiệp của bạn với công ty quản lý nhân sự chuyên nghiệp
Để bảo mật hơn, một lựa chọn tuyệt vời cho các doanh nghiệp là thuê ngoài dịch vụ tính lương bởi một công ty chuyên nghiệp. Trước khi kí kết với bất kỳ nhà cung cấp nào, hãy nhớ điều tra chính xác các điều khoản về những gì họ có thể và không thể cung cấp và liệu dịch vụ của họ có phù hợp với nhu cầu trả lương của bạn hay không. Đừng do dự khi yêu cầu họ cho thông tin về danh sách khách hàng tiêu biểu của họ và lời chứng thực của những người đã hợp tác với họ để đánh giá dịch vụ của họ tốt hơn.
Cập nhật thường xuyên
Cho dù công ty của bạn xử lý nội bộ hoặc thông qua một công ty cung cấp dịch vụ tính lương chuyên , một cách để đảm bảo an toán cho bộ phận nhân sự của bạn là đảm bảo rằng hệ thống mà bạn sử dụng luôn được cập nhật, nhờ vậy mà nó có thể bảo vệ hệ thống của bạn khỏi mọi sự tấn công và tấn công mạng có thể xảy ra.
Related Articles:
- If Your Business Outsources Only One Thing It Should be Payroll: Here's Why
- How Exactly Does Payroll Outsourcing Work?
- Top 5 Cases of Payroll Fraud and Why SMEs Are Most at Risk
- How to Calculate ROI on Payroll Outsourcing
- Three Reasons Businesses Think In-House Payroll is Better than Outsourcing
- 5 Things to Look for in a Good Payroll Service for Startups
Links International là công ty hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp nhân sự hiện đại và chuyên nghiệp như dịch vụ tư vấn tiền lương, tư vấn thị thực nhập cảnh , tư vấn nhân sự (EOR), tuyển dụng và nhiều hơn nữa! Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin về chúng tôi cũng như cách chúng tôi tư vấn hỗ trợ bộ phận nhân sự công ty của bạn vận hành một cách tốt nhất.
